¿El Código de Conducta aplica a los trabajadores y contratistas de Efigas?
Sí. Recuerde que el Código de Conducta es aplicable a Efigas, y a las personas que, sin importar su naturaleza jurídica o natural, tengan cualquier relación con Efigas, esto es, a los empleados incluida la alta dirección de Efigas, así como a sus contratistas.
¿Dónde debo reportar posibles situaciones que puedan constituir una violación al Código de Conducta?
La Línea Ética dispone de tres formas de comunicar la información:
a) A través de una línea telefónica gratuita (01 800 911 0011. Cuando el operador lo solicite marque el código (844) 608-3624), disponible las 24 horas del día, durante los siete días de la semana todos los días del año. Cuando llame, un especialista de EthicsPoint, con la formación profesional adecuada, lo guiará a través de una serie de preguntas para identificar los detalles relevantes de la denuncia o consulta.
Si desea indicar su nombre e información de contacto, dicho especialista anotará también esos datos. Si lo desea, puede mantenerse en el anonimato y no revelar su identidad.
EthicsPoint no realizará ningún esfuerzo por hacer un seguimiento de la llamada ni adoptará medidas para conocer su identidad. Si decide identificarse cuando se ponga en contacto con la Línea Ética, Efigas se esforzará, dentro de lo posible, por mantener su nombre confidencial durante la investigación o el seguimiento del caso.
Al final de la llamada, el especialista le hará un resumen de lo que ha informado y efectuará los cambios necesarios para asegurarse que está satisfecho con la información proporcionada y ésta es fiel a su informe de denuncia, dilema o consulta.
b) Mediante el portal de comunicación web que está disponible desde cualquier sitio que se tenga acceso a Internet. En él se le solicitan los mismos tipos de detalles sobre su pregunta o problema que en el sistema telefónico. También puede elegir, mantenerse en el anonimato, y EthicsPoint no intentará hacer un seguimiento de su dirección web o de identificarle de otro modo.
Al igual que el sistema telefónico, el sistema del portal de comunicación web está disponible las 24 horas del día, durante los siete días de la semana todos los días del año. Puede acceder al sistema desde cualquier ordenador con acceso a Internet.
c) A través del correo electrónico (lineaetica@efigas.com.co), el cual tiene disponibilidad permanente. A diferencia de los dos canales previos, el correo es administrado por el Oficial de Cumplimiento y llega directamente a los servidores de EFIGAS.
Usted podrá mantener su anonimato, pero queda el registro de su correo electrónico.
¿Qué es una denuncia?
Es el mecanismo o acción de cualquier persona para dar a conocer, por medio de la línea ética, los hechos o conductas inadecuadas que puedan constituir violación al Código de Conducta y que requieren ser verificados.
¿Qué es un dilema o consulta?
Son dudas que se pueden suscitar en el actuar de los destinatarios del Código de Conducta sobre los principios del Código y sus lineamientos en materia de conflictos de interés, prebendas, comidas, servicios y entretenimiento, corrupción, soborno, fraude, derechos humanos, responsabilidad social, uso de bienes y manejo de información, entre otros, que tienen por objeto recibir una orientación para no incurrir en actos indebidos que falten a la ética de la organización.
¿Qué hago si uno de mis trabajadores me reporta un conflicto de interés o ético?
Es obligación de todo jefe remitir copia del conflicto al Oficial de Cumplimiento de Efigas con la respuesta o trámite dado a dicha manifestación. Igualmente, es su deber adoptar medidas para que el conflicto no se concrete en el ejercicio de las actividades asignadas al trabajador.
Tengo conocimiento de una situación que puede vulnerar el Código de Conducta pero siento temor de reportar la situación a la línea ética, porque mi jefe inmediato puede tomar represalias en mi contra. ¿Qué debo hacer?
Usted tiene el deber de reportar a la línea ética los hechos referidos. No hay lugar a temores, denunciar es una obligación que no genera represalias contra el denunciante. En todo caso, es pertinente tener en cuenta que no se pueden hacer denuncias con el conocimiento de que se trata de información falsa, pues se pueden vulnerar los principios de integridad y responsabilidad de este Código.
El gerente comercial de la compañía contratista respecto de la cual ejerzo actividades de supervisión me invita a dictar una charla en un hotel en Miami (USA) para que asista con mi esposa y mis hijos. En las mañanas se desarrollan las jornadas académicas y en las tardes nos invitan a las actividades recreativas programadas o nos dan tardes libres ¿Puedo aceptar la invitación?
Reporte el caso ante su jefe inmediato, quien a su vez lo informará al Oficial de Cumplimiento. Por tanto, debe abstenerse de aceptar la invitación y esperar a que se emita el concepto ético correspondiente.
Actualmente me desempeño en la Jefatura de Departamento XX y dentro de mis funciones debo recibir reportes, informes y diferentes entregables de la firma contratista YY, en la cual trabaja mi cuñado como miembro del equipo que presenta los productos del contrato. ¿Qué debo hacer?
Debe informar la situación al Oficial de Cumplimiento de Efigas, quien es el responsable de resolver si una determinada situación constituye conflicto de interés. En tal caso, dará las instrucciones necesarias para su manejo.
Trabajé durante cuatro años en la firma XYZ. Hace seis meses me vinculé a Efigas y hoy me designaron para hacer parte del equipo planeador en un proceso de selección relacionado con el ramo de dicha empresa y probablemente seré designado para evaluar las ofertas. La firma en mención podría estar interesada en presentar oferta, según la información que me han trasmitido mis excompañeros de trabajo con quienes tengo una relación de amistad. ¿Qué debo hacer?
Toda vez que puede materializarse un conflicto de interés, debe informar inmediatamente a su superior a fin de que sea asignado a otros procesos o proyectos en los que no vaya a tener relación con su anterior empleador o con sus amigos. Esta situación debe informarse al Oficial de Cumplimiento de Efigas, quien dará las instrucciones necesarias para su manejo.
Dentro del desarrollo de mis funciones debo revisar y aprobar los reportes entregados por la empresa contratista YY. Con ocasión de la interacción con esa firma desarrollé una amistad con dos de sus trabajadores, cuyas labores son supervisadas por mí. Entre estos nació una relación sentimental, decidieron casarse y me eligieron como su padrino matrimonial. ¿Qué debo hacer?
Teniendo en cuenta que usted debe verificar y aprobar los reportes entregados por el empleador de las personas con quienes tiene una relación de amistad y ha sido su padrino de matrimonio, se configura un conflicto de interés, razón por la cual debe informar a su jefe inmediato dicha situación, separarse inmediatamente de las labores relacionadas con el contratista YY e informar al Oficial de Cumplimiento de Efigas.
Soy administrador de un contrato y autoricé el pago de unos bienes que fueron entregados por el contratista, soportado en el certificado de cumplimiento de las especificaciones técnicas emitido por este, sin haberlas verificado personalmente. ¿Con esto puedo vulnerar el Código de Conducta?
Sí. Es su deber proteger los recursos de la Empresa, por tanto se vulnera el principio de responsabilidad con su actuar. Recuerde, es necesario, previo a realizar un pago, verificar que el contratista ha cumplido con todo lo pactado.
Registré en una notaría, como mi hijo, al hijo de un primo para que pudiera acceder a los beneficios de Efigas. Dado que no tengo descendientes propios no le vi inconveniente dado que quiero al menor como si fuera un hijo propio y él requiere los recursos para poder estudiar porque su padre está en una situación difícil. ¿Vulnero el Código de Conducta?
Sí. Faltar a la verdad y reportar información inconsistente para recibir un beneficio propio o a favor de un tercero, que además conlleva el uso indebido de los recursos, vulnera los principios de integridad y responsabilidad del Código. Adicionalmente, tenga en cuenta que alterar los registros civiles puede constituir un delito juzgado por la ley penal.
Mi hija necesita papel de computadora para imprimir un trabajo del colegio, ¿puedo llevarle papel de la oficina?
No. El papel que provisiona Efigas es para el desempeño de su trabajo en la compañía y no para uso personal en sus hogares. Con este actuar vulnera los principios de integridad y responsabilidad.
Mi primo trabaja con un contratista y soy el administrador de ese contrato; sin embargo, él y yo no somos cercanos. ¿Estoy obligado a apartarme del asunto por conflicto de interés?
Sí. En principio usted no puede ser el administrador de ese contrato. Los primos corresponden al cuarto grado de consanguinidad y sin importar su grado de afecto o cercanía, existe un impedimento legal para actuar. Debe reportar el asunto a su jefe inmediato y al área de cumplimiento respectiva para que analice el caso en detalle.
Mi padrastro trabaja en una Subgerencia diferente a la mía. Mi jefe me ha designado para hacer un trabajo con esa área y el esposo de mi mamá será el líder del equipo. ¿Hay algún problema si laboramos juntos?
Apoyo la supervisión de un contrato de transporte de materiales y debo validar las cantidades y servicios para la facturación. Mi yerno es accionista de la empresa contratista. ¿Estoy en un conflicto de interés, aunque no sea el administrador del contrato?
Sí. Está en conflicto porque toma decisiones sobre el contrato en el que intervienen sus parientes.
Trabajé en una firma del sector de hidrocarburos y he sido seleccionado para trabajar en Efigas. En este nuevo empleo me han designado para integrar el comité evaluador de un proceso de selección de contratistas en el que participa la empresa para la cual trabajé anteriormente. Las personas que firmarían y estructurarían la oferta son mis anteriores jefes y compañeros de trabajo, quienes, antes de mi designación como evaluador, me habían comentado su interés en hablar del proceso, de la forma de evaluar y de cómo podrían mejorar su oferta para resultar favorecidos. ¿Debo reportar esta circunstancia?
Soy supervisor de un contrato, no el administrador. Mi labor es validar los horarios de trabajo del personal del contratista. Tengo una hermana que está sin trabajo. ¿Puedo decirle al contratista que vincule a mi hermana para la ejecución de un contrato distinto al que tienen con Efigas?
No, acorde con el Código de Conducta ni los trabajadores, ni sus familiares utilizan su posición en Efigas para obtener beneficios.
Estamos en época de fin de año y el contrato que administro tiene un retraso en ejecución, pero sé que los primeros días de enero se puede poner al día. ¿Es posible certificar el recibo a satisfacción de una actividad y autorizar el pago con el compromiso que la realice en enero para poder ejecutar los recursos asignados a esta vigencia?
No. Tenga en cuenta que el principio de integridad impone el deber de asegurar los controles internos, garantizar que los contratistas cumplan sus compromisos y verificar que toda la información que tramita para un pago sea cierta.
Trabajo en el área XX y tengo una relación sentimental con una compañera que trabaja en el área YY, tenemos planes futuros de matrimonio ¿estoy obligado a reportar esta situación a la empresa?
Si. En caso de que dos trabajadores de la empresa o un trabajador de la compañía y un funcionario de una empresa contratista, independiente del área donde labores, vayan a contraer matrimonio o a sostener una unión marital de hecho, deben reportar esta situación al Oficial de Cumplimiento antes de materializarse o legalizarse la unión.
El Oficial Cumplimiento evaluará el posible conflicto de interés en conjunto con el jefe de área y el jefe de Gestión Humana y tomará una decisión al respecto y se la comunicará.
Con motivo de las fiestas de navidad, cuatro diferentes proveedores, como agradecimiento a las excelentes relaciones comerciales durante el año, han enviado a mi oficina una botella de licor cada uno. Al consultar el precio de la botella en el supermercado encuentro que tienen un valor unitario de COP$200.000. ¿Puedo recibir los regalos?
Si. Es común en nuestra cultura que durante ciertas épocas tradicionales (Navidad, Cumpleaños, Amor y Amistad, entre otros) se entreguen detalles entre colaboradores como muestra de estima y aprecio, siempre y cuando el propósito no sea afectar la independencia y objetividad del trabajador en la toma de decisiones empresariales a su cargo.
No se debe aceptar ningún regalo, invitación a comer, servicios y entretenimientos, cuyo valor equivalente en pesos colombianos sea superior a dos Salarios Mínimos Legal Mensual Vigente (SMLMV).
Los regalos, comidas, servicios y atenciones cuyo valor oscile entre 1/2 y 2 SMLMV deberán ser reportados al Oficial de Cumplimiento.
Cuando los regalos, comidas, servicios y atenciones provengan de diferentes proveedores, se deberá analizar cada uno individualmente.
